Tugas, Indikator Kerja Wewenang

 

1   Tugas Manajerial Ketua LPM

a.         Merencanakan, melaksanakan, dan mengembangkan penjaminan mutu.

b.         Menyusun perangkat pelaksanaan penjaminan mutu.

c.         Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan penjaminan mutu.

d.         Melaksanakan dan mengembangkan audit internal.

e.         Melaporkan pelaksanaan penjaminan mutu kepada Rektor.

f.          Menyiapkan SDM penjaminan mutu (auditor).

g.         Merencanakan kegiatan-kegiatan yang terkait dengan proses  penjaminan mutu.

h.         Mengontrol proses penjaminan mutu dalam lingkungan IPMAFA.

i.           Memimpin rapat pleno atas semua draft proses penjaminan mutu.

j.           Mengesahkan kegiatan yang dilaksanakan oleh anggota LPM.

k.         Melaksanakan kerja sama dengan lembaga lain dan stakeholders.

l.           Menjamin kerahasiaan data LPM.

m. Merencanakan, mengarahkan, dan menyusun draft perencanaan strategis dengan  memperhatikan aspirasi pimpinan Institut Pesantren Mathali’ul Falah, fakultas dan        yayasan.

2   Wewenang dan Tanggung Jawab Ketua LPM

a.       Menyusun program kerja dan anggaran LPM.

b.      Merancang sistem manejemen mutu yang diterapkan di IPMAFA.

c.       Merancang strategi implementasi SMM IPMAFA.

d.      Mengkoordinasikan implementasi SMM IPMAFA.

e.       Memonitor implementasi SMM yang diterapkan di IPMAFA.

f.        Mengevaluasi implementasi SMM yang diterapkan di IPMAFA.

g.      Menyusun perencanaan strategis pengembangan kampus.

h.   Memiliki wewenang untuk melakukan audit internal terhadap masing-masing unit kerja  di IPMAFA.

3   Tugas Jawab Sektretaris LPM

a.       Mengelola surat masuk dan surat keluar LPM;

b.      Menyusun laporan sesuai jadwal;

c.       Memfasilitasi rapat-rapat LPM;

d.      Mengelola website LPM;

e.       Membantu Ketua LPM dalam hal administrasi LPM;

f.        Menyusun standar pengelolaan dokumen mutu di LPM;

g.      Menyusun SOP pengendalian dokumen mutu;

h.      Merencanakan kebutuhan dokumen mutu untuk unit kerja;

i.        Memfasilitasi kebutuhan dokumen mutu seluruh unit kerja;

j.        Mengatur penyimpanan dokumen mutu;

k.      Mengendalikan keluar-masuk dokumen mutu;

l.        Mengatur penghapusan dokumen mutu;

m.    Mengikuti rapat-rapat teknis pemjaminan mutu;

n.      Kerjasama dengan pihak terkait;

4   Wewenang dan Tanggung Jawab Bidang Penilaian Kinerja, Pengembangan dan Pengendalian Sistem Mutu

a.      Menyusun program kerja dan anggaran Bidang Pengembangan dan Pengendalian Sistem Mutu dan mengusulkan kepada Ketua LPM.

b.   Mengkaji dan menyiapkan Dokumen Sistem Mutu yang terdiri dari: Kebijakan Mutu (KB), Standar Akademik, Manual Mutu (MM), Sasaran Mutu (SM), Rencana Mutu (RM), Prosedur Sistem (PS), Standar Operasional Prosedur (SOP), Instruksi Kerja (IK), Daftar Catatan Mutu (CM) serta Wewenang dan Tanggung Jawab (WT).

c.    Menerima dan memeriksa usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu yang diterima dan   menindaklanjuti usulan perubahan dokumen tersebut.

d.      Memeriksa semua dokumen dan laporan yang dikeluarkan oleh LPM.

e.       Mengkoordinasikan penanganan keluhan Stakeholder yang masuk.

f.      Mengagendakan dan melaksanakan koordinasi implementasi Sistem Penjaminan Mutu di lingkungan IPMAFA dengan GPM, GKM dan atau penanggung jawab unit serta mengupayakan tindak lanjut hasil koordinasi tersebut.

g.   Menyiapkan materi, agenda rapat dan mengkoordinasikan pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen bersama Kabid lainnya serta mendokumentasikan hasil Rapat Tinjauan Manajemen.

h.    Melakukan evaluasi secara periodik terhadap seluruh kegiatan dan realisasi program      kerja di Bidang Pengendali Sistem Mutu serta mengupayakan tindak lanjut dari hasil evaluasi tersebut.

i.        Mengimplementasikan Sistem Penjaminan Mutu di lingkungan IPMAFA.

j.     Menyusun instrument performance apparaisal dalam rangka pelaksanaan performance management.

k.   Melakukan Penilaian Kinerja terhadap Dosen dan Karyawan IPMAFA dan melaporkan hasilnya kepada Ketua LPM untuk diserahkan kepada kepada Rektor.

l.      Melakukan rapat tinjauan manajemen atas hasil dari Penilaian Kinerja.

5   Wewenang dan Tanggung Jawab Bidang Akreditasi, ISO, dan Audit Internal

a.   Menyusun program kerja dan anggaran Audit Mutu Internal, Monitoring Evaluasi dan Akreditasi serta mengusulkan kepada Ketua LPM

b.    Berkoordinasi dengan Ketua LPM untuk melaksanakan pelatihan dan Penyegaran Auditor.

c.  Berkoordinasi dengan Ketua LPM dan Kabid Peniliaian Kinerja, Pengembangan dan Pengndalian Sistem Mutu dalam mendesain panduan pengukuran Sasaran Mutu dan Rencana Mutu.

d.   Menetapkan metoda statistik yang akan digunakan untuk mengukur dan menganalisis   hasil implementasi Sistem Penjaminan Mutu.

e.  Mengendalikan dan monitoring seluruh aktifitas Audit Mutu Internal untuk menjaga terlaksananya Sistem Penjaminan Mutu di lingkungan Institut Pesantren Mathali’ul Falah.

f.    Menyusun resume/kesimpulan dan rekomendasi hasil AMI berdasarkan data hasil AMI yang sudah diolah.

g.      Melaksanakan penilaian kinerja Auditor serta menindaklanjuti hasil penilaian tersebut. 

h.      Melakukan analisis statistik pada data yang diperoleh dan telah dipastikan keabsahannya.

i.   Bertanggung jawab terhadap data hasil pengukuran implementasi Sistem Penjaminan Mutu.

j.     Melaporkan hasil pengukuran implementasi Sistem Penjaminan Mutu kepada Ketua LPM.

k.  Berkoordinasi dengan Ketua LPM  dan Kabid Peniliaian Kinerja, Pengembangan dan Pengndalian Sistem Mutu dalam menyiapkan materi dan melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen serta menyusun tindak lanjut hasil rapat.

l.       Melakukan evaluasi secara periodik terhadap seluruh kegiatan dan realisasi program kerja serta mengupayakan tindak lanjut hasil evaluasi tersebut.

6        Wewenang dan Tanggung Jawab Gugus Penjamin Mutu

a.       Menyelenggarakan monitoring dan evaluasi capaian renstra

b.      Menyelenggarakan monitoring dan evaluasi capaian indikator Standar Mutu

c.       Melaksanakan SPMI berdasarkan manual mutu

d.     Melakukan monitoring dan evaluasi keterlaksanaan Program Kerja dan Anggaran yang     ada di Fakultas dan Program Studi

e.       Bekerjasama dengan LPM menyelenggarakan AMI pada Program Studi

f.        Membuat laporan monitoring evaluasi dosen dan perkuliahan oleh mahasiswa

7        Wewenang dan Tanggung Jawab Gugus Kendali Mutu Program Studi

a.    Melaksanakan penjaminan mutu berdasarkan Kebijakan Mutu, Standar Mutu, dan         Manual Mutu

b.      Merekam pelaksanaan kegiatan SPMI

c.       Merekam pelaksanaan tridharma yang dilaksanakan oleh Program Studi

d.    Menyebarkan instrumen evaluasi kepuasan mahasiswa terhadap kinerja dosen setiap     akhir perkuliahan

e.       Melaksanakan monitoring jurnal pelaksanaan perkuliahan oleh dosen

f.        Menyebarkan angket kepuasan layanan akademik kepada mahasiswa

g.      Merekam capaian tridharma dosen

h.  Merekam luaran mahasiswa yang berbentuk publikasi jurnal, karya seni, prestasi   akademik dan non-akademik dan kegiatan kecendekiawanan

i.        Menyebarkan  instrument tracer study kepada alumni

8        Wewenang dan Tanggung Jawab Gugus Kendali Mutu Unit

a.     Melaksanakan penjaminan mutu berdasarkan Kebijakan Mutu, Standar Mutu, dan Manual Mutu

b.      Merekam pelaksanaan kegiatan SPMI

c.       Menyebarkan instrumen evaluasi kepuasan mahasiswa terhadap layanan unit